Na putu do Vašeg ureda bez papira našli ste savršenog pomoćnika! Kako? Uz kvalitetan Document management!

Što je ustvari Document Management?

Document Management ili sustav za integrirano upravljanje dokumenata omogućuje Vam da isporučite ispravnu informaciju pravoj osobi, na odgovarajuće mjesto i u pravo vrijeme pomoću osobnog računala. Bez napuštanja svog radnog mjesta, u sekundi, možete ostvariti pristup arhiviranim dokumentima pritiskom na tipkovnicu - mnogo jeftinije i efikasnije nego što je slučaj u klasičnoj 'papirnatoj' arhivi. Svejedno da li se nalazite u svom uredu ili na bilo kojem drugom mjestu, pristup dokumentima je moguć preko Internet-a, Intranet-a ili lokalne mreže (LAN).

Uvođenje sustava za upravljanje dokumentima nastalo je iz potrebe za zajedničkim korištenjem informacija sadržanih u dokumentima te boljeg upravljanja informacijskim resursima.

Glavni ciljevi primjene sustava za upravljanje dokumentima:

• smanjenje troškova i distribucije dokumenata
• unaprijeđen pristup dokumentima koji bi trebao biti i prilagođen poslovnim procesima
• brži postupak kreiranja i ažuriranja dokumenata
• unapređenje učestalosti pristupa i iskorištenja postojećima informacijama
• unađpređenje procesa suradnje među djelatnicima
• skraćivanje poslovnog ciklusa za procese koji obrađuju dokumentaciju
• cjelovitije pridržavanje pravilnika i propisa
• redefinicija i napređenje postupka kontrole, upravljanja i izvršavanja
• unapređenje nadzora i kontrole pristupa dokumentima
• unapređenje ukupne produktivnosti
• bolja usluga klijentima i korisnicima
• zaštita okoliša

Docuware je potpuno rješenje navedenog problema. Iskoristite priliku i naručite besplatno primjerak Docuware DEMO-CD-a.

Integralni sustav za upravljanje i arhiviranje dokumentacije

DocuWare Document Management je cjelokupno programsko rješenje za upravljanje dokumentima - DocuWare 4.5 njemačke tvrtke Docuware AG, jedne od najbrže rastućih tvrtki na području DMS- a.

S rastom količine informacija koje zatrpavaju naše arhive, e-mail ili urudžbeni, raste i vrijeme potrebno za pretraživanje. Sam postupak pretraživanja postaje kompleksniji i kompliciraniji.

Naše rješenje (DocuWare), neovisno o tipu dokumenta (dopisi, fax-evi, datoteke, mape, e-mail-ovi, nacrti, projektna dokumentacija sl.) pohranjuje svu dokumentaciju na jedno centralno mjesto. Ti dokumenti su na taj način jednostavno i brzo raspoloživi kao korisna informacija, u bilo koje vrijeme i na bilo kojoj lokaciji.

Na taj način unaprjeđujemo efikasnost i kvalitetu usluge naših korisnika i samih djelatnika na njihovim radnim mjestima.

Ovaj univerzalni program, koji je lokaliziran na hrvatski jezik, omogućava da svi tipovi i formati dokumenata budu prihvaćeni, automatski indeksirani, inteligentno pohranjeni, te obrađeni i kasnije ponovo prikazani putem lokalne mreže ili Interneta.

Treba napomenuti da je tvrtka DocuWare AG partner MICROSOFT-a, SAP-a te ORACLE-a, čime želimo pokazati da se DocuWare programsko rješenje za arhiviranje dokumenata može integrirati na većinu poslovnih platformi prisutnih na hrvatskom tržištu.

DocuWare sadrži sve komponente koje mora sadržavati moderan DMS. Dodatni moduli DocuWare-a pokrivaju sve aspekte - neovisno o složenosti i veličini zahtjeva:

Otvorenost

DocuWare se može integrirati u svaku poslovnu aplikaciju. Također se može u svakom trenutku prilagoditi rastućim potrebama ili dinamici tvrtke.

Jednostavnost

Svaka od funkcija DocuWare-a je intuitivna, čineći program jednostavnim za korištenje.

Sigurnost

Omogućava najviši nivo sigurnost i glede gubitka ili oštećenja podataka ili dokumenata. Neovlašteni pristup - izvana ili iznutra - pojedinoj arhivi ili dokumentu je nemoguć.

Modularnost

DocuWare se sastoji od cijelog niza modula koji se mogu dodatno prilagoditi pojedinom zahtjevu.

Isplativost

Ovisno o veličini i tipu tvrtke, kao i o količini i vrsti dokumenata koja se generira unutar tvrtke, DocuWare se obično isplati unutar jedne godine.

Glavna područja primjene su:

1 Računovodstveno knjigovodstveni poslovi

• Praćenje verzija različitih dokumenata vezanih uz kontrolu poslovanja kao što su izvještaji, analize, bilance i slično
• Praćenje ulaznih i izlaznih računa s pripadajućom dokumentacijom kao što su otpremnice ili dostavnice
• Mogućnost integracije DocuWare arhive u poslovno okruženje tvrtke (direktan pristup skeniranim dokumentima iz poslovnih aplikacija kao što su npr. razni računovodstveno-knjigovodstveni programi)

2 Vođenje tehničke dokumentacije

• Kontrola i nadzor dokumentacije vezane uz pojedine projekte
• Mogućnost kontrole tijeka kolanja dokumentacije unutar tvrtke na nivou projekta ili odabranog procesa
• Mogućnost pohranjivanja nacrta i skica velikih formata do A0, tehničkih normi i standarda te radnih postupaka i procedura

3 Poslovno dopisivanje

• Urudžbeni - evidencija, pohrana i distribucija elektroniekim putem sve ulazne pošte kao što su ugovori, dopisi, računi i slično.
• Pohranjivanje ulazne dokumentacije kao što su fax- evi, e-mail-ovi i slično
• Pohranjivanje svih izlaznih dokumenata kreiranih pomoću računala u nekoj od poslovnih aplikacija (MS Office, LOTUS, ACAD, ili izlaznih papirnatih dokumenata.

Ušteda

Glavni učinci glede primjene DocuWare sustava za upravljanje dokumentacijom očituje se kroz uštedu i smanjenje troškova poslovanja slijedećih stavki:

• Troškovi papira (12.000 listova papira = 25 registratora = 1 CD-ROM)
• Troškovi najma prostora (1m2 = ca. 20 registratora =1 CD)
• Troškovi djelatnika (velika ušteda vremena djelatnika - drastično se smanjuje vrijeme radnika potrebno da se pronađe određeni dokument)

Ukoliko ste zainteresirani za detaljnije informacije, demo verziju ili prezentaciju DocuWare programskog paketa, kontaktirajte nas.