Činjenica, da je po referencama izvanredno uspješan (preko 1200 instalacija u Austriji, Njemačkoj, Švicarskoj, Italiji, Sloveniji) 12 godišnja praksa razvoja u Windows okružju, su nam bili vodilja pri odabiru strateškog partnera na području hotelskog informacijskog sistema.

Glavne odlike programa su izvanredna jednostavnost korištenja te podrška vrlo kompleksnim funkcijama, koje pokrivaju velike raznolikosti hotelskog posla.

Posebno se ističe Gastrodat prilagodljivost internet podršci sa svojim novim u ovom trenutku vrlo vrućim proizvodom na tržištu Austrije i Švicarske: "GastroWeb". Proizvod omogućava on-line rezervacije preko interneta i direktno povezivanje internet recepcije s podatkovnom bazom hotela i maksimalnu kontrolu u pristupu svim raspoloživim resursima Hotela. U ponudi imamo front-office i back-office funkcije recepcijskih sistema:

HOTELSKI SISTEMI - FRONTOFFICE

GRAFIČKI PREGLED SOBA/SISTEM REZERVACIJA

Glavni ekran prikazuje status svih soba hotela u određenom trenutku. Boje označavaju statuse, u kojim se sobe nalaze. Zelena znači izdanu ponudu, plava znači prihvaćenu ponudu (rezervacija), crvena označava trenutnu prisutnost gosta u sobi, a žuta da je gost sobu napustio i platio račun.

Grafički radni panel i korištenje boja i kalendara omogućavaju recepcionaru vrlo brz uvid u popunjenosti hotela te mu na taj način daje najveći mogući broj informacija u najkraćem mogućem vremenu. Kod pregleda je moguće izabrati 4 različita prikaza vremenske tablice. Za svaki prikaz se izabere interval (tjedan/2 tjedna/mjesec/nekoliko mjeseci) i brojevi soba (sobe od 100-130/sobe na prvom katu/ ... ). Količina podataka, koji su vidljivi na ekranu, je ovisna o veličini monitora; preporuka je 17" LCD monitor.

• Informacije o određenom terminu dobiju se dvostrukim klikom miša na termin. Na taj način dodajemo/oduzimamo unose, popravljamo cijene i unosimo podatke o gostu i terminu.
• Unos termina s klikom miša, popunjenost, ponude, rezervacije.
• Trajanje termina automatski se upisuje na račun gosta.
• U slučaju više gostiju u sobi moguće je da svaki gost ima drugačije trajanje boravka.
• Selidba gosta u drugu sobu, podjela termina (nekoliko dana u jednoj sobi, pa se preseli u drugu)
• Unos/popravljanje/brisanje termina.
• Podjela računa na više osoba za jednu sobu.
• Na terminu su podaci o broju gostiju u sobi, tip pansiona, ime gosta, napomene za konkretni termin, te simboli (npr. gost je sportaš, ima otvorenu akontaciju…)
• Prikaz željenog broja dana i soba, Memoriranje do 4 različita pogleda (npr. prikaz svih50 soba ili pogled po katovima)
• Brzi dnevni pregled s upotrebom funkcijskih tipki (prihodi, rashodi, popunjenost u % i broju)
• Isporuka dokumenata gostima na željenom jeziku, mogućnost izbora 5 jezika.
• Prijenosi artikala na drugu sobu/korisnika.
• Ispis gostiju s datumom rođenja.
• Unos stalnog popusta za gosta (za sve artikle ili samo za noćenje/hranu)

Prijava gosta

• Upotreba podataka o gostima za prijavu na policiju
• Gost se prijavi kod dolaska u hotel ili pošalje prethodno rezervaciju o dolasku
• Upis više gostiju u jednu sobu, svatko može imati svoj račun
• Po dolasku je moguća selidba gosta u drugu sobu, produljenje ili skraćenje boravka

Izdavanje računa

• Za pojedinog gosta ili zbirno za sobu
• Izdavanje informativnog računa
• Izdavanje original računa za porezne obveznike, firme
• Naknadni ispis računa ili original računa za firme
• Izbor različitih načina plaćanja, podjela na gotovinu/kartice/virmane
• Ispis računa u više različitih valuta ili samo u EUR-ima. Unos tečajeva.
• Izdavanje računa za pojedinog gosta u sobi ili skupni za sobu, željeni izbor artikala na računu. Unos dodatnog teksta/poruke na račun.
• Ispis računa na više načina, na različitim pisačima/email-u, fax-u, ugrađen PDF writer.
• Automatski ili korisnički izbor dodjele broja računa
• Korisnička obrada izgleda računa – postavljanje logotipa, oblikovanje dokumenata…

Akontacije

• Određivanje akontacija za rezervacije i boravak
• Automatski prenosi akontacija na račun gosta
• Ispis prispjelih akontacija na dan
• Unos akontacija i pregled plaćenih/neplaćenih akontacija
• Ispis potvrda gostu za akontaciju

Rad sa sobama

Upis podataka/opremljenosti sobe, koja se ispisuje na ponudi/rezervaciji
Određivanje artikala, koji se automatski blokiraju kod izbora sobe
Pregled statusa i tipa sobe: soba je očišćena, ima uključen/isključen telefon
Pregled zauzeća soba po tipu i danima
Unos Virtualnih soba

Šifrarnik artikala

Određivanje cijene automatski po sezonama (moguće 16 različitih sezona)
Unos paketnih, sastavljenih artikala
8 stupnjeva popusta (stalni gosti, firme)
Grupiranje artikala u grupe
Automatski popust za djecu

Upravljanje agencijama i grupama

Program omogućava upravljanje grupa i agencija u fazi rezervacija, generiranje i fakturiranja te kasniju statistiku. Posebna funkcija sistema omogućava vođenje i evidenciju "alotmana" – pred rezervacije i potražnja ovisno o kapacitetu hotela.

Posebno pojednostavljen je unos grupa – automatski izbor slobodnih soba, izbor uplatitelja računa za grupu, grupni dolazak/odjava/uključenje telefona gostima.
Automatski izbor soba po tipovima soba (jednokrevetna, dvokrevetna, apartman…)
Ispis popisa gostiju za pojedinu grupu (po sobama ili abecedno)
U grupi odaberemo u svakoj sobi goste, na koje se blokiraju usluge, koje plaćaju sami, ili prenosi sa ugostiteljske blagajne
Unos skupine soba za isti period za više grupa (alotmani i overbooking). Pregled, brisanje, selekcija zauzeća soba. Ograničavanje rezervacije na datum potvrde.

Rad s programom

Unos željenog broja soba
Vođenje i ispis rada s programom za svakog korisnika
Zabrane pristupa korisnicima za određene funkcije programa
Arhiviranje podataka
Prva pomoć – regeneriranje podataka
Mogućnost brisanja zapisa iz šifrarnika gostiju (pod određenim uvjetima)
Određivanje boje ekrana, ispisa

HOTELSKI SISTEMI – BACKOFFICE

Osnovne funkcije prodaje:

• Korespondencija s gostima, podrška više jezika
• Izvještaji o poslovanju po više od 300 kriterija
• Cirkularna pisma s korištenjem filtra kod izbora gostiju
• Upravljanje agencijama, grupama
• Podrška za seminare
• Podrška za wellness, sauna, terapije
• Podrška internetskom naručivanju i rezervacijama smještaja GASTROWEB
• Gotovinska blagajna
• Upravljanje korisnicima i njihovim pravima za rad

KORESPONDENCIJA S GOSTIMA

Naglasak programa je na jakoj podršci vođenju korespondencije s gostima hotela. Svaki dokument je moguće ispisati na željenom jeziku. Svi dokumenti se pohranjuju u arhivu i dostupni su za kasniji pregled.

• Vođenje svih podataka o gostima
• Unos posebnih napomena za gosta (posebne želje, bolesnik itd.)
• Korištenje podataka za izradu cirkularnih pisama i naljepnica
• Trenutni pregled broja posjeta gostiju, povijest prometa (neograničeno u natrag)
• Akcije u korespondenciji s gostima (ponude, potvrde rezervacija, rezervacije, računi, ...). Ispis dokumenata.

Izglede predložaka dokumenata oblikuje sam korisnik

(integriran editor teksta omogućava željene izglede, za svaki jezik posebno)

IZVJEŠTAJI O POSLOVANJU

U ponudi je više od 300 izvješća o poslovanju, moguća je prilagodba i dodavanje novih.

Složeni su u grupe:

• pregled zauzeća soba, prihodi, rashodi
• statistika zauzeća soba, u % po sobama, kroz godinu / mjesecu
• popis za kuhinju po više kriterija (broj doručaka, ručaka, večera, obroci za djecu)
• popis za čišćenje soba po etažama, odredite za koliko dana se mijenja posteljina
• pregled narodnosti (dolasci i noćenja za svaki dan u mjesecu)
• statistika putničkih agencija (dolasci/noćenja i promet)
• pregled akontacija (otvorene, plaćene, pregled svih)
• prodaja po različitim kriterijima (artikli, grupe, gosti, računi, načini plaćanja itd.)
• knjiga izlaznih računa
• Izvješće za policiju
• planirani promet iz ponuda i rezervacija
• i mnoštvo drugih izvještaja

CIRKULARNA PISMA

Korisnik sam kreira cirkularna pisma svojim strankama po različitim kriterijima. Pri tom koristi podatke o strankama, kao što su datum rođenja, itd.

• Bira svoj editor
• Šalje sve dokumente direktno e-mail-om ili ih ispisuje pa faxira
• Sami sastavite dokument, gdje se stavljaju naslovi i ostalo
• Pretraga po različitim kriterijima (broj posjeta, dolazak u određenom vremenskom razdoblju, narodnost, kategorija gosta, I/NE/ILI kombinacija kriterija…)

PODRŠKA ZA SEMINARE

Sa funkcijom upravljanje seminarima je omogućeno jednostavno vođenje seminara i prostorija za seminare. Dnevni plan prikaže raspoloživost seminarskih dvorana – pregled je moguć po satima. Pregled je po izboru grafički prikaz na odgovarajući način kao rezervacije soba. Modul je u cijelosti povezan s knjiženjima na sobu i izdavanjem faktura.

PODRŠKA ZA WELLNESS

Služi planiranju i upravljanju sa resursima, suradnika (maseri, frizeri, itd.) ili kapaciteta hotela (bazeni, saune, prostori za masažu). Pregled je moguć u grafičkom obliku na odgovarajući način kao rezervacije soba.

INTERNET PODRŠKA - GASTROWEB

Sve većom upotrebom Interneta hotelski gosti žele informacije o raspoloživosti hotelskih kapaciteta. Gastroweb omogućava sa svojim brojnim funkcijama pronalazak informacija o slobodnim sobama u skupini hotela jedne regije, nadalje omogućava pregled slobodnih soba pojedinog hotela. Gost si lako pregleda sve podatke o pojedinim sobama, uključujući slike, cijene i izradu ponude za odabrani termin. U koliko je zadovoljan s ponudom, lako napravi on-line rezervaciju, koja je s minimalnim vremenskim pomakom vidljiva u bazi podataka hotela – i na uvid recepcionaru, koji je zatim potvrdi ili odbije.

Kada vaš gost rezervira sobu preko Interneta, vi za to nikome ne plaćate proviziju!

HOTELSKI SISTEMI – INTERFACE

Moguća povezivanja hotelskog sistema s drugim sistemima:

• Povezivanje na telefonske centrale (sučelje za većinu telefonskih centrala u Europi). Automatski prenosi poziva na račun gosta. Pregled i ispis poziva po brojevima soba za različite periode. Uključenje/isključenje telefona i narudžbe buđenja.
• Povezivanje na sisteme za pristup (KeyCard). Programiranje kartica za otvaranje sobe i ostalih prostora, gdje je dozvoljen pristup gostu (bazen, sauna). Program za sada podržava slijedeće sisteme za kontrolu pristupa: Schulte-Schlagbaum SAG, Onity, EVVA, TESA.
• Povezivanje s ugostiteljskim blagajnama (sučelje za povezivanje sa ugostiteljskim blagajnama). Prenosi artikala iz ugostiteljskog sistema na račun gosta, kontrola da li je gost prijavljen ili ne.
• Povezivanje sa SKI-data sistemima Većina hotelskih kapaciteta skijaškog središta Nasfeld je povezana u cjelovit sistem hotelskih i skijaških kapaciteta uz pomoć Gastrodat-a.
• Povezivanje na računovodstveni sistem Povezivanje se izvodi na osnovu zahtjeva računovodstvenog sistema.