IIS8 Integralni Informacijski Sustav (Windows, Linux, Oracle)

Što je to IIS-8?

IIS-8 je integralni informacijski sustav izrađen u relacijskoj bazi podataka ORACLE. 

Kome je IIS-8 namijenjen?

Poslovnim subjektima kojima treba kompleksan program za vođenje poslovanja.

Integralnost

IIS-8 je integralni informacijski sustav što znači da se temelji na jedinstvenoj bazi podataka, svaki podatak se unosi na jednom mjestu i u istom trenu dostupan je svim korisnicima sustava. Svi podsustavi su povezni automatiziranim prijenosom podataka.

Preglednost

IIS-8 je izrađen u bazi podataka ORACLE, pri izradi je korišten interni standardi za oblik i funkciju korisničkih sučelja (formi) i izgled i sadržaj izvještaja. Sva sučelja su po obliku i funkcioniranju slična što omogućava brzo usvajanje rada s programom, brz i efikasan rad.

Logičnost

Sve funkcije u programu su napravljene tako da slijede prirodnu logiku poslovne funkcije koju obrađuju.

Otvorenost

Gdje god je to bilo   moguće, u programu su ugrađene funkcije koje omogućuju definiranja niza parametara  prema potrebi korisnika, nisu dio programskog koda, što omogućava korisniku da si sam u velikoj mjeri prilagodi program vlastitim potrebama i načinima rada

Brzina

Sve navedene karakteristike programa omogućavaju brzo usvajanje rada s programom i brz praktični rad. To je prije svega zasluga baze podataka ORACLE, najveće i najzastupljenije baze podataka u svijetu, koja omogućava brz rad s podacima. Korisnička sučelja su pregledna, optimalno popunjena podacima.  Podaci su poredani logičnim slijedom tako da je upotreba miša svedena na minimum. Brzini rada doprinosi i mogućnost prijenosa podataka gdje god je to bilo moguće

Sigurnost

Program sustavom lozinki i dodjele prava štiti podatke od neovlaštenog pristupa. Svaki korisnik se svojim korisničkim imenom i svojom lozinkom prijavljuje u sustav, pri tome su mu dostupni samo oni podaci i funkcije koje su mu dodijeljene. Svaka aktivnost korisnika se evidentira u bazi tako da se zna tko je i kada unio koji podatak, tko je zadnji mijenjao koji dokument.   

Podrška

Program ima punu podršku u pisanim korisničkim uputama, telefonskoj podršci i hitroj intervenciji na lokaciji korisnika u slučaju zastoja.

Razvoj

IIS-8 je u potpunosti usklađen s važećim zakonskim propisima, te se kroz stalne nadogradnje i izradu novih verzija brine o kontroli kvalitete, kontinuiranoj evoluciji proizvoda i što boljoj prilagodbi potrebama korisnika.

1.    Baza općih podataka

• podaci o ustanovi i njezinoj organizacijskoj strukturi
• osnovni podaci o djelatnicima
• podaci o partnerima (dobavljači, kupci, financijske ustanove...)
• podaci o osnovnim sredstvima
• podaci o materijalnim resursima
• podaci o uslugama
• podaci koji su posljedica propisa i zakona, tečajnih kretanja i drugih elemenata vanjskog okruženja poslovanja ustanove (cijene, tečajne liste, klasifikacija djelatnosti, kontni plan...)

2.    Kadrovska evidencija

• osnovni podaci o radnicima (ime i prezime, titula, ime roditelja, djevojačko prezime, državljanstvo, spol, datum i mjesto rođenja, evidencija zdravstvenih radnika, identifikacijski broj podaci o licenci…)
• podaci o prebivalištu (adresa, mjesto, pošta, telefoni…) i boravištu,
• podaci o radnoj knjižici (serijski broj, registarski broj, osobni broj, mjesto i datum izdavanja, podaci o upisanim podacima radnog staža…) – ovi podaci se koriste do ulaska Hrvatske u EU
• podaci za završenoj i potrebnoj stručnoj spremi (stvarna sprema, potrebna sprema, završena škola, godina završetka škole…)
• podaci o stručnom usavršavanju i potrebnim licencama (pripravnički staž, specijalizacija, subspecijalizacija, poslijediplomski, magisterij, doktorat, primarijat, docentura …)
• podaci o radnom stažu (inozemni, poljoprivredni, staž u RH koji nije ostvaren u javnim službama, staž ostvaren u javnim službama, staž ostvarenUstanovi, ukupno i neprekidno te ukupni staž). Obavezna obrada staža mjesečno i mjesečno povećavanje staža: ukupnog, u ustanovi,  u javnim službama
• podaci vezani uz obračun plaće: odredbe kolektivnog ugovora, osnovice plaće, koeficijenta složenosti, radnog staža (godina, postotak i iznos), ukupne osnovice, dodataka (postotka i koeficijenta, znanstveni stupanj mr.sc i dr.sc., stimulacije itd.
• podaci o radnom odnosu: vrsta radnog odnosa (neodređen, određen, pripravnik, volonter), datum početka i završetka radnog odnosa, radno vrijeme (puno ili nepuno), ime osobe koju mijenja ili rok na koji je zaposlen, organizacijsku jedinicu i radno mjesto na koje je raspoređen (služba, odjel, radno mjesto), broj ugovora o radu ili rješenja o rasporedu, datum izdanog ugovora ili rješenja, matični broj radnika, datum i razlog prestanka ugovora o radu
• podaci o invalidnosti: vrsta invalidnosti i postotak, broj rješenja i datum
• podaci o vojnom rasporedu ili radnoj obvezi: radno mjesto i služba na koju je raspoređen, broj rješenja o rasporedu i datum
• podaci vezanu uz ostvarivanja prava iz mirovinskog i zdravstvenog osiguranja: da li je korisnik II stupa MIO, broj osiguranika u MIO i broj osiguranika u HZZO te datum ostvarivanja prava, podaci o djeci radnika (ime i prezime, datum rođenja, OIB, da li je osiguran ili ne zdravstveno preko roditelja, potvrda o redovnom školovanju, da li radnik ostvaruje pravo na olakšicu), podatke o osiguranim članovima obitelji (ime i prezime, srodstvo, datum rođenja, OIB, vrijeme stjecanja prava…)
• podaci o privremenoj nenazočnosti na poslu: bolovanje i vrsta bolovanja, porodni dopusta i vrsta, plaćeni i neplaćeni dopust, specijalizacija, skraćeno radno vrijeme, mirovanje staža itd. Za sve je potrebno navesti početak i završetak nenazočnosti te razlog ili vrstu
• podaci vezani uz povredu radnih obveza: izrečene disciplinske mjere, vrsta, datum …)
• podaci o primljenim naknadama: jubilarne nagrade, regres za godišnji, otpremnine, naknade za bolovanja, pomoći radniku itd. Za sve se naveodi datum isplate i iznos
• podaci o sistematskim i drugim pregledima: sistematski pregled prema odredbama zaštite na radu, kolektivnog ugovora, sanitarne knjižice itd. Navesti datum pregleda i rok važenja
• podaci o raznim uvjerenjima potrebnim za rad: tečaj zaštite na radu, zaštite od požara, o radu s otrovima, informatički i razni drugi tečajevi. Navesti datum završetka, broj uvjerenja, naziv provoditelja tečaja te rok do kada tečaj vrijedi
• podaci o godišnjim odmorima: prava za tekuću godinu prema kolektivnom ugovoru, preostali dio iz prošle godine, ukupni broj dana i preostali broj dana te datume korištenja
• izrada (pisanje) rješenja o godišnjim odmorima, rješenja za plaćeni i neplaćeni dopust, evidencije prema ovoj ponudi
• dodatni podaci prema Pravilniku o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima (NN 66/2010)
• ispisi  su mogući na monitor, u datoteku (pdf, excel) i na pisač:
  • Popis radnika abecedno i po službama (ime i prezime, stručna sprema, OIB, datum rođenja, radno mjesto, spol)
  • popis radnika za statistički izvještaj (ime i prezime, spol, dob, radno mjesto, služba, godine starosti – mogućnost određivanja filtera na polju starosti radnika
  • Ispis podataka o radnom stažu iz radne knjižice (MB, naziv tvrtke, staž od-do, staž godina, mjeseci, dana, vrsta staža-inozemni, RH, javne službe itd. prema podacima koji se traže u kadrovskoj evidenciji),
  • podaci vezani uz osnovu za obračun plaće (koeficijent, staž, osnovna plaća, dodaci….) prema podacima koji su navedeni u kadrovskoj evidenciji vezani uz obračun plaća,
  • popis djece (ime i prezime, datum rođenja, starost, osiguranje preko roditelja da-ne, olakšica preko roditelja da-ne, uz mogućnost postavljanja filtera za određenu dob,.
  • ispis liste privremene nenazočnosti na poslu – po radniku (bolovanje, porodni, plaćeni, neplaćeni, specijalizacija), u ispisu navesti datum od-do i razlog,
  • ispis podataka o sistematskim pregledima (ZNR, kolektivni ugovor, sanitarne knjižice), dan pregleda i rok važenja uz mogućnost postavljanja filtera za određeni vremenski period,
  • ispis uvjerenja (ZNR, ZOP, otrovi, ECDL itd.) – datum uvjerenja i eventualno vrijeme važenja uz mogućnost postavljanja filtera za određeni vremenski period,
  • izvješće o godišnjim odmorima za radnika, pojedinačno (pravo dana, datumi korištenja g.o. i preostalo pravo dana),
• vođenje arhive radnika koji su prestali raditi sa svim podacima i ispisima kao i za aktivne radnike
• zaštita od neovlaštenog ulaska u bazu i mijenjanja podataka.                

3. Evidencija radnog vremena

• evidencija radnog vremena: registracija, kontrola, analiza i upravljanju radnim vremenom zaposlenika .
• korištenje raznih vanjskih uređaja za identifikaciju (prijavu) ulaza i izlaza (unos koda preko tipkovnice, kartice s bar-codom, otisak prsta, )...,
• moguća je integracija prikupljenih podataka sa poslovnim sustavom,  podsustavima kadrovske evidencije i obrade plaća. 
• vrlo stroga ograničenja pristupa podacima organizirana prema organizacijskoj strukturi  
• modeliranjem radnog vremena i smjena  u parametrima, moguće je definirati različite vrste poslova (redovan rad, druga smjena , noćni rad ..)  a unos godišnjih odmora i bolovanja moguć je za cijeli period odjednom,  za pojedinog zaposlenika tako i za cijelu organizacijsku jedinicu.
• preglede podataka po različitim kriterijima:

• dolasci i odlasci zaposlenika
• godišnji odmori, bolovanja
• sati prema vrstama rada
• detaljni mjesečni izvještaji za svakog djelatnika
• izvještaji po odjelima
• podloge za obračun plaće

4. Fakturiranje usluga

• izdavanje izlaznih dokumenata (računi, ponude, predračuni, računi za predujammogućnost obročnog fakturiranja prema ugovorima
• formiranje različitih cijena u cjenicima za iste usluge, a različite kupce
• mogućnost održavanja i ažuriranja cjenika po službama
• mogućnost pridruživanja dodatnih podataka na stavke ili ukupni iznos dokumenata (popusti, PDV, zatezne kamate, plaćeni predujmovi...)
• automatizirano prenošenje računa u financijsko knjigovodstvo

5. Financijsko knjigovodstvo

• kreiranje i preuzimanje temeljnica knjiženja iz drugih modula (fakturiranje usluga, materijalno knjigovodstvo, knjigovodstvo plaća, putni nalozi, obračun kamata)
• definiranje modela knjiženja za svaku vrstu dokumenata
• knjiženje dokumenata platnog prometa
• zatvaranje računa s uplatama
• povezivanje ulaznih računa s primkama iz skladišnog poslovanja
• raspored troškova i prihoda po odjelima (organizacijskim jedinicama)
• pregledi poreznih knjiga
• automatizirana izrada PDV obrasca prema definiranim uvjetima
• preuzimanje dokumenata iz modula fakturiranja usluga pojedinačno i grupno za razdoblje i (ili) vrstu dokumenata
• funkcija automatiziranog zatvaranja konta troškova i prihoda na kraju poslovne godine
• funkcija svođenja stanja konta krajem poslovne godine za sva konta koja prate otvorene stavke, ostala konta ili zajedno, koja se može ponavljati
• podloge za popunjavanje izvješća za korisnike proračuna (PVRIO, PRRAS, SPRRAS, BIL, OBV)

6. Knjigovodstvo osnovnih sredstava

• identifikaciju osnovnih sredstava s inventurnim brojem, godinom nabave, godinom puštanja u eksploataciju, podacima o proizvođaču, tehničkim opisom
• pregled osnovnih sredstava po količini, vrijednosti, dobavljaču
• automatizirani obračun amortizacije prema definiranim amortizacijskim grupama, stopama, kontima knjiženja
• mogućnost izmjene amortizacijske grupe za pojedini inventurni broj ili cijelu grupu
• izrada podloge za inventuru osnovnih sredstva prema lokacijama
• automatizirano svođenje vrijednosti osnovnih sredstava na početno stanje pri prelasku u novo poslovno razdoblje

7. Obračun kamata

• mogućnost definiranja kamatnih stopa i razdoblja njihova važenja
• obračun kamata za jednog ili više partnera
• automatizirano knjiženje generiranih obračuna po partnerima

8. Nabava

• izrada zahtjeva za nabavu po OJ
• objedinjavanje zahtjeva iz OJ
• izrada upita dobavljačima
• izrada narudžbenica
• povezivanje narudžbenica s primkama
• rezerviranje resursa za pojedinu OJ ili nalog na temelju zahtjeva za nabavu
• praćenja zahtijevanih, naručenih i prispjelih resursa

9. Skladišno poslovanje

• definiranje dokumenata prema potrebama korisnika
• kontrola stanja zaliha (nemogućnost izdavanja u minus, praćenje redoslijeda dokumenata, usporedba kartica i stanja)
• povezanost s materijalnim knjigovodstvom
• automatska izrada inventurnih lista i podloga
• automatizirano knjiženje inventurnih viškova i manjkova
• upravljanje minimalnim, optimalnim i maksimalnim količinama
• praćenje zaduženja djelatnika i odjela
• izrada internih dokumenata (npr.zahtjev za izuzimanje iz skladišta)

10. Materijalno knjigovodstvo

• povezanost s modulom skladišnog poslovanja
• kontrola kompletnosti podataka
• definiranje temeljnice knjiženja i njen automatski prijenos  u financijsko knjigovodstvo

11. Putni nalozi

• izrada putnih naloga
• automatiziran izračun dnevnica na temelju unaprijed utvrđenih postavki
• automatsko knjiženje putnih naloga prema definiranoj shemi knjiženja
• ispis putnog naloga
• rekapitulacija naloga za period, mjestu troška, proizvodnom nalogu…

1. Knjigovodstvo plaća

• evidencija radnog vremena prema Pravilniku o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima
• obračun plaća prema važećim propisima o plaćama u javnim službama (Kolektivni ugovor za djelatnost zdravstva i zdravstvenog osiguranja, Temeljni kolektivni ugovor za službenike i namještenike u javnim službama)
• otvorena definicija tipova i vrsta plaćanja prema važećim propisima
• izrada statističkih i drugih izvješća propisanih zakonom i podzakonskim aktima (RSM obrazac, SPL Obrazac, IP kartice, ID Obrazac, OP Obrazac, IDD, IDD-1, RAD-1G)
• izvoz podataka u elektroničkom obliku za potrebe banaka, državnih ustanova (naročito HZZO-a) i drugih institucija

12. Vođenje urudžbenog zapisnika i arhive

• evidencija primljene i poslane pošte
• organiziranje urudžbenog zapisnika označavanjem dokumenata na način CC-OJ-UBR/BA-PA-GGGG, gdje je:
  • CC – slovna oznaka (po potrebi, nije uvijek obavezna)
  • OJ – brojčana oznaka organizacijske jedinice (obavezno)
  • UBR – brojčana oznaka urudžbenog broja (obavezno)
  • BA – brojčana oznaka broja akta unutar urudžbenog broja (obavezno)
  • PA – brojčana oznaka podbroja akta (nije obavezno)
  • GGGG – godina nastanka predmeta (obavezno)
• vođenje urudžbenog zapisnika u skladu s uredbom o uredskom poslovanju, uz specifično označavanje i potrebe korisnika
• uvođenje (evidentiranje) svakog primljenog ili poslanog akta uz mogućnost davanja prava evidencije pojedinih akata (uglavnom odlaznih) i drugim radnicima u drugim službama
• u urudžbenom zapisniku evidentirati najmanje: naziv i vrstu dokumenta, pošiljatelja i njegovu oznaku, službu (ili osobu) na koju je upućen, broj predmeta, broj akta, podbroj akta, datum primanja ili slanja, primatelj kome se šalje, način dostave
• osigurati evidenciju arhiviranih dokumenata. Dokumenti se mogu čuvati na više mjesta (u službi ili posebnoj arhivi)
• u evidenciji se mora vidjeti: podaci o dokumentu iz urudžbenog zapisnika, datum stavljanja u arhivu, rok čuvanja, mjesto čuvanja
• osigurati ispis i evidenciju vezanu uz izlučivanje arhivske građe i uništavanje dokumenata koji se više ne čuvaju
• osigurati ispis dokumenata za izlučivanje najmanje jednom godišnje (ispis dokumenata kojima je istekao rok čuvanja i mogu se uništiti, ispis po vrstama i grupama, količini kao prilog zahtjeva za odobrenje od arhiva), prema Zakonu o arhivskom gradivu i arhivima (N.N. 105/97, 64/00, 65/09)
• evidentiranje datuma i načina uništenja te broj odobrenja nadležnog arhiva za sve izlučene dokumente
• mogućnost grupiranja:
  • knjige, dosjei, arhive
  • predmeti, dokumenti
• pridruživanje dokumenata drugih modula
• evidencija primljene i poslane pošte
• pohranjivanje i pregled dokumenata u digitalnom obliku
• brzo pretraživanje dokumenata po svim atributima

13. Plan nabave  

• osnovna funkcija je evidencija plana nabave i praćenje njegove relizacije
• može funkcionirati samostalno, optimalan učinak se postiže kada se koristi kao dio cjelovitog poslovnog informacijskog sustava IIS-8 i povezuje se s podsustavima Nabava i Skladišno poslovanje
• u svakom trenutku omogućen je uvid u realizaciju stavki  i grupa kojima pripadaju. Pored svakog elementa plana pridružen je simbol na osnovu kojeg se vizualno dolazi do informacije o realizaciji (Stavka nema realizaciju, realizirano u okvirima planiranog, realizirano izvan okvira planiranog, stavka dosegnula signalnu količinu ..)
• plan čije su stavke u potpunosti realizirane moguće je zaključati i na njemu više nije moguće vršiti nikakve izmjene i nadopune.  Prilikom kreiranja (otvaranja) plana za novu poslovnu godinu, moguće je koristiti sadržaj plana iz prethodne poslovne godine i na taj način ubrzati proces kreiranja.
• obavezni  podaci plana:
  • naziv predmeta nabave (Roba, Usluga, Radovi)
  • procjenjena vrijednost nabave (Ukupna vrijednost bez PDV)
  • planirana sredstva
  • oznaku pozicije financijskog plana, odnosno proračuna na kojoj su sredstva planirana  
• dodatni podaci:
  • unutarnja ustrojstvena (organizacijska) jedinica, odjel, služba, mjesto troška
  • CPV numerička oznaka (Jedinstveni riječnik javne nabave)
  • Odabrani postupak i način nabave
• na  planu nabave  može se vršiti rebalans proizvoljan broj puta. Ukoliko je na jednoj ili više stavki izvršen rebalans, program će omogućiti aktiviranje gumba gdje su vidljive sve stavke na kojima je izvršen rebalans. Kretanjem po strukturi, ukoliko je na stavci napravljen rebalans biti će omogućen gumb,  aktiviranjem će se vidjeti samo podaci o rebalansu odabrane stavke.
• ako je element plana nabave materijal, usluga ili osnovno sredstvo, korisniku programa je omogućeno kreiranje plana nabave po mjestima troška (organizacijskim jedinicama) i tako i pratiti realizaciju plana kroz narudžbe.
• realizacija plana se ažurira automatski izdavanjem narudžbi u podsustavu Nabava ili ručnim upisom ako se podsustav koristi samostalno
• ako se program počima koristiti u toku godine,  ručno se unese realizacija za prethodoni period a  daljnja relaizacija se može raditi u okviru podsustava Nabava,  izdavanjem narudžbi.

15. Održavanje sredstava rada               

• preventivno – plansko održavanje u ciklusima
• tekuće (korektivno) – po nastanku kvara
• servisno – prema intervalima proizvođača
• intervencijsko
• osnovna sredstva koja se ne vode u sustavu (npr. puknuće cijevi)
• održavanje sredstva druge pravne osobe
• pruža točne i pravovremene informacije o:
  • troškovima održavanja sredstava rada
  • isplativosti sredstava rada
  • utrošku materijala i ljudskih resursa